管理之道
管理之道
問題的提出
1．何為工程變更
在工程項目的建設過程中，由于業(yè)主、監(jiān)理、施工、設計等原因，工程變更不可避免。從設計單位的角度來講，工程變更文件的形式無非兩種，一種是設計單位出具的“設計變更單”，經監(jiān)理、業(yè)主確認后，作為工程變更、結算等的依據；一種是施工、業(yè)主、監(jiān)理等外部單位出具“施工聯(lián)絡單”、“設計聯(lián)絡單”、“洽商記錄”、“材料改代核定單”等聯(lián)絡文件，其內容均需設計單位簽署確認。
對于設計單位出具的“設計變更單”，設計單位在設計流程里都有相應的規(guī)定，簽署內容包括三級校審簽署、投資變化情況、相關專業(yè)會簽、風險評價等內容，并且都能得到有效控制，能夠很好的控制質量和安全風險。一般情況下，作為工程項目的設計單位，當工程發(fā)生變更或變化時，設計單位應及時出具“設計變更單”。
然而，在工程實施過程中，存在著現(xiàn)場施工單位或總承包項目部根據現(xiàn)場實際情況，為縮短工期、保證質量、減少投資、材料代換、修正設計錯誤等進行的變更。此類變更通常會以“聯(lián)絡單”的形式出具，并要求設計單位進行技術確認和蓋章。經設計單位簽字確認并蓋章的“聯(lián)絡單”，進行了技術和設計把關，再由相關單位進行確認，聯(lián)絡單即可生效。
根據不同業(yè)主單位的規(guī)定，在某些建設單位中，“聯(lián)絡單”可以作為竣工結算的依據。
2．工程變更聯(lián)絡文件控制與管理的失效
通常情況，設計人員對外單位提出的“工程變更聯(lián)絡文件”所提的問題會經過自校、審核、審定、項目負責人等技術把關之后才最終簽署，從而能夠對所提變更的合理性、是否滿足技術要求等進行把關，保證工程施工建設質量。
但是，在設計把關階段，部分缺乏經驗、責任心不強的設計人員，對于“工程變更聯(lián)絡文件”，不經過校審就武斷地進行簽署確認，簽署隨意性大，不能夠有效控制工程隨意變更，容易造成建設項目的技術或質量隱患。對于有些外部單位出具的工程變更聯(lián)絡文件，由于技術和管理水平參差不齊，編制隨意性大，經常讓設計人員重復簽同一份聯(lián)絡單，管理不嚴謹。
同時，經過設計人員簽署的施工聯(lián)絡單，在其單位技術質量管理部門蓋章時，由于蓋章人員無法確定其是否經過三級校審把關，無法在聯(lián)絡文件上留下審核證據，只見到設計人員的
簽字就給蓋章。
因此，對“工程變更聯(lián)絡文件”若不能進行有效控制，容易增加工程建設項目的隱含風險，為生產質量和安全事故埋下隱患。
下面，作者以所在單位管理實例，介紹設計單位對外單位提出的“工程變更聯(lián)絡文件”的處理原則和管理方法，供同行參考。
工程變更聯(lián)絡文件處理和控制流程
1．控制和管理原則
根據GB／T 19001-2008／ISO9001：2008《質量管理體系要求》7．3．7
條“設計和開發(fā)更改的控制”規(guī)定，組織“應識別設計和開發(fā)的更改，并保持紀錄。應對設計和開發(fā)的更改進行適當的評審、驗證和確認，并在實施前得到批準?！?/span>
因此，設計院對于工程變更聯(lián)絡文件的控制，應進行相應的校審；所提變更對相關專業(yè)有影響的，要求進行會簽；投資發(fā)生變化的，要求相應的概、預算編制人對投資變化重新評估；最后由項目負責人或項目經理簽署后放行。設計院應建立和保持本單位的質量管理體系文件《設計變更管理規(guī)定》，對外部單位提出的工程變更聯(lián)絡文件明確控制和管理要求。增加工程變更聯(lián)絡文件單網上申請、確認、歸檔流程，實現(xiàn)網絡信息化管理。
2．管理流程
對外單位提出工程變更聯(lián)絡文件的處理，要求紙質文件和電子文件網上同步運行。紙質文件必須進行相應的簽署并提供處理意見，將處理的聯(lián)絡單作為附件一起歸檔。電子文件網上運行需申請并填寫相應信息，經技術質量部、檔案室兩級審批后流程結束。
具體流程見前圖。
1)管理方法。
(1)申請、蓋章確認、歸檔。
設計人員使用所在單位給每位員工配發(fā)的賬號進入到設計流程管理系統(tǒng)中，選擇左側功能菜單中的“施工聯(lián)絡處理單”即可進入。選擇“新建聯(lián)絡單”，填寫相應的信息(項目號、目錄號、聯(lián)絡原因等)，上傳電子文件，提交申請(提交申請前可執(zhí)行修改、刪除功能)，流程自動轉入技術質量部蓋章人員處進行審核并蓋章；技術質量部通過對紙質文件和網上申請的“施工聯(lián)絡處理單”電子文件信息的審核，合格后進行蓋章和網上點擊確認，流程將自動流轉到檔案室歸檔管理人員；檔案室歸檔管理人員對“施工聯(lián)絡處理單”進行紙質文件和網上電子信息的檢查，點擊確認，再按照((檔案管理規(guī)定》對施工聯(lián)絡處理單進行歸檔。
(2)數據查詢
所有用戶都可以通過該功能進行施工聯(lián)絡處理單信息的查詢。點擊左側“數據查詢”菜單，然后輸入相應的查詢條件即可獲取聯(lián)絡單的條目信息。用戶可以雙擊指定的數據條目或者點擊“詳情”鏈接查看聯(lián)絡單具體內容。
結束語
通過對外部單位工程變更聯(lián)絡文件的控制和管理實踐，提高了設計人員的重視程度，使工程變更得到了全方位控制。通過對外部變更聯(lián)絡文件的“按項目、分專業(yè)”歸檔保存和對信息的網上申請和審批，提高了對外部變更聯(lián)絡文件的追溯，使設計單位能夠準確掌握工程情況，為后期優(yōu)化設計、減少設計重復錯誤、更加符合工程實際打下可靠基礎。
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